Arhiviranje dokumentov in njihovo varovanje lahko hitro postane izziv. Ker sčasoma obstaja ogromno papirjev, računov in pogodb, ki jih je treba razvrstiti in označiti. Da ne boste izgubili sledi, vam razložimo, kaj morate vedeti o temi.
Za pravilno shranjevanje dokumentov potrebujete potrpljenje in vztrajnost - vendar se delo splača, saj vsi vedo: "Naročilo je pol uspeha". Če ne želite več zaman iskati pomembnih dokumentov na kupu papirja na mizi, si lahko življenje olajšate z nekaj koraki.
Kaj pa dokument dejansko pomeni? Načeloma dokumenti vsebujejo ustrezne ali pomembne informacije. Ni nujno, da so vedno v papirni obliki; lahko vsebujejo tudi kakršne koli digitalne informacije. Vendar pa so vedno pravna varnost, tako da lahko s tem pismom natančno dokažemo, kaj je bilo načrtovano ali izvedeno - na primer dokumentirajo plačilo ali druge pravno pomembne transakcije.
Obdobja hrambe dokumentov
V nasprotju s podjetji, trgovci ali samozaposlenimi zasebniki običajno ne veljajo po zakonu. Izjema so samo računi obrtnikov, ki morajo dokazati, da ni bilo opravljeno nobeno nezakonito delo ( odstavek 14b (1) UStG ). Kljub temu je priporočljivo arhivirati druge pomembne dokumente za določeno časovno obdobje. Upoštevati je treba vsaj naslednja obdobja hrambe:
- vsaj dve leti
Za prodajne pogodbe, račune, račune in garancijske dokumente ni predpisanega obdobja hrambe. Ob nakupu novega blaga pa se sklene kupoprodajna pogodba v skladu z nemškim civilnim zakonikom, ki velja dve leti. Poleg tega bi morali enako dolgo hraniti račune obrtnikov, račune zdravnikov, odvetnikov in notarjev.
- vsaj pet let
Pritožbe in zahtevki za napake v domu.
- vsaj šest let
Visoko zaslužki z letno plačo več kot 500.000 evrov na leto morajo svoje bančne izpiske hraniti najmanj šest let.
- približno 30 let
Sodbe sodišč, izjemna obvestila in spisi
- vseživljenjsko
Nekatere dokumente je treba hraniti vse življenje. Sem spadajo zdravniška poročila, potrdila o izobrazbi, diplome, rojstni listi, krstni listi, poročni listi, smrtni listi za družinske člane in dokumenti za izračun pokojnin. Slednje vključuje tudi pogodbe o zaposlitvi, plačilne liste in dokumente o socialni varnosti.
- zasebni davčni dokumenti
Na splošno zasebnih davčnih listin ni treba hraniti. Če pa je davčna ocena označena kot „začasna“ ali „predmet nadzora“, je treba dokumente hraniti, dokler niso popolnoma pojasnjeni.
- Posojilne pogodbe in zavarovalne police
Pogodbe za bančne produkte bi morale biti na voljo za ves mandat in približno tri leta po koncu tega mandata. Enako velja za zavarovalne dokumente.
Oblikujte sistem arhiviranja dokumentov
Dobro strukturiran sistem arhiviranja je najboljši način za dolgoročno varnost dokumentov. Katero vrsto pomnilnika boste izbrali, je odvisno predvsem od vaših želja. Za majhne pisarne in malo dokumentov zadostuje majhna omara, da lahko preprosto drsite pod mizo. Če kasneje ne želite več imeti težav s prostorom, raje investirajte v prostorno omaro, ki ponuja dovolj prostora za shranjevanje datotek in map. Za dokumente, ki jih ne potrebujete ves čas, lahko kupite več map DIN-A4, ki jih ustrezno označite in opremite z delilniki. Barvo mape lahko uporabite tudi za jasnost različnih vsebin. Na primer, vse mape za gradnjo hiš so lahko zelene, mape za finance pa črne.Tisti, ki imajo raje enotne mape, bi morali pripisovati pozornost natančnemu označevanju, tako da so vam potrebni papirji na dosegu roke.
Za pomembne dokumente, ki se vedno znova uporabljajo v pisarni, so primerne viseče datoteke, ki se hranijo v ustrezni viseči omari. Velikost, barvo in obliko omarice lahko izberete individualno.
Kasetni register, sestavljen iz plastičnih kaset v ležečem formatu DIN A4, pa je primeren tudi za neposreden in hiter dostop do posameznih datotek.
Če imate v pisarni ali doma papirje, ki jih vedno znova potrebujete ali jih je še treba obdelati, jih lahko preprosto položite na pladenj za pisma. Vendar se izogibajte zbiranju preveč dokumentov tam, sicer se bo hitro spet pojavil nered.
Datoteke z začasnimi prekinitvami imajo to prednost, da dokumentov ni treba prebijati. Dokumenti so preprosto ohlapno položeni v mapo in jih je mogoče tudi hitro odstraniti.
Ognjevarna kaseta za dokumente
Ognjevarne kasete za dokumente so idealne za zaščito pomembnih dokumentov, kot so potni listi ali rojstni listi v primeru požara ali poplave. Visoke temperature prenesejo do 60 minut in so izjemno stabilni in robustni, tako da tatovi skoraj nimajo možnosti. Dimenzije večine kaset ustrezajo formatu A4 A4, zato lahko shranite tudi mape DIN A4 ali celotne registre. Imajo tudi ročaj in jih je zato enostavno prevažati.
Digitalno shranjevanje dokumentov
Količina dokumentov, ki jih nekdo zbere v življenju, je pogosto precej velika. A neredko ni dovolj prostora za shranjevanje vseh dokumentov. Ena izmed rešitev je digitalno shranjevanje dokumentov, obstaja pa tudi različna programska oprema za arhiviranje dokumentov. To zahteva natančne raziskave, katera programska oprema je primerna za vas. Če želite predvsem shraniti e-pošto, je to lahko težava za nekatere programe. Dober program za arhiviranje ne more samo obdelovati optično prebranih papirnatih dokumentov ali datotek PDF, ampak mora tudi samodejno dodeliti e-pošto in njihove priloge pravilnim elektronskim datotekam.
Če želite dokumente digitalizirati sami brez programske opreme, boste potrebovali dober optični bralnik in dovolj prostora za shranjevanje v obliki zunanjega trdega diska. Za optično branje dokumentov je treba veliko povedati: če dokumente shranjujete v elektronski obliki in v kopiji, jih lahko zaščitite pred izgubo ali uničenjem. Prihranite lahko tudi pisarniški prostor in potencialno denar. In nenazadnje lahko izboljšate svojo pisarniško organizacijo: elektronsko arhiviranje ustvarja red in jasnost.
Priporočljivo je ustvariti drugi zunanji trdi disk, ki bo na varni strani, tako da ne bo mogoče izgubiti podatkov. Trdi diski s funkcijo zrcaljenja so dokaj varna rešitev za shranjevanje pomembnih podatkov. Načelo: V enem ohišju sta dva trda diska. Trda diska komunicirata med seboj in zrcalita svojo vsebino - dvakrat boljši. Če je ena od plošč okvarjena, je vedno druga.
Vendar je po 5 do 10 letih priporočljivo kupiti nov trdi disk, ker imajo digitalni pomnilniški mediji tudi rok uporabe omejen. Če trdi disk tako imenovanega sistema raid pokaže napake, kupite dva nova. Občasno se spremenijo tudi vmesniki in povezave med pomnilniškim medijem in računalnikom - še en razlog za prenos podatkov na nove zunanje pogone.
Ko digitalizirate dokumente, je seveda pomembno tudi, da na trdem disku ustvarite red. Lahko preprosto ustvarite primerno strukturo map z ustreznim imenom. Na voljo imate tudi možnost označevanja posameznih datotek. Ko gre za vrsto datoteke, uporabite preizkušene formate, kot sta JPEG.webp in PDF, ki prav tako obljubljajo določeno stopnjo prihodnje varnosti. Bolje se je izogibati eksotičnim formatom datotek.
Mape, ki vsebujejo občutljive dokumente, morajo biti šifrirane. Običajno za to zadostuje standardna funkcija šifriranja operacijskega sistema. Ne pozabite si zapisati gesla in ga shraniti na mesto, ki si ga lahko zapomnite čez 10 let - če ga pozabite, skoraj ni možnosti dostopa do šifriranih podatkov. Šifriranje je še posebej pomembno, če ima vaš računalnik dostop do interneta, ker je zdaj v obtoku veliko trojanskih programov, zlasti za sisteme Windows, ki lahko vohunijo za podatki drugih računalnikov.
Digitalizacija dokumentov traja nekaj časa, vendar prihrani veliko prostora.
Dokumente shranjujte v spletu v oblaku
Spletno shrambo lahko uporabite tudi za arhiviranje podatkov. Je enostavno in poceni, če ne celo brezplačno. Ponudnikov je veliko: Dropbox, Amazon ali Google Drive so nekatere velike storitve. Toda tisti, ki se zanašajo na priročne storitve v oblaku, morajo imeti tudi veliko zaupanja: Na koncu svoje podatke oddate v roke drugim podjetjem. Varni so le tako, kot jih določi ponudnik. Morda imate tudi tekoče stroške in nobenega nadzora nad prihodnostjo ponudnika storitev. Shranjevanje v oblaku zato ni prva izbira za občutljive podatke.
Dokumente shranjujte zunaj
Berlinsko podjetje Deba Bauarchiv GmbH ponuja storitev posebej za lastnike nepremičnin. Specializirala se je za shranjevanje in upravljanje dokumentov večinoma lastnikov zasebnih nepremičnin. "Stranke nam prinesejo svoje datoteke, mi jih indeksiramo in shranimo pri nas pod posebnimi varnostnimi ukrepi," pojasnjuje generalni direktor Ben Stoffregen. Če kupec potrebuje dokument ali kopijo, jo lahko zahteva pri Debi, ki jo bo poslala po pošti ali kurirju. Ker se dokumenti med selitvijo vedno znova izgubijo. "To je sedanjega kupca stalo veliko denarja: da je svoji hiši dodal še eno nadstropje, je moral za nove statistike in druge analize zapraviti več deset tisoč evrov."